今年的升學季接近尾聲,從二月到五月,我跑遍了全台超過50所學校演講。在大部分的講座中,我都會特別強調一件事:學習歷程,不要花太多時間。
我知道你們會覺得奇怪,我可是學習歷程的專業講師,怎麼會說出這種話呢,其實這並不是我不重視學習歷程。相反的,我非常推崇這個制度,因為它能幫助學生在申請大學時展現自我特色
那為什麼我會說不要花太多時間呢 核心原因就是——時間管理。高中生的生活真的太忙了,讀書、考試、參加活動、人際經營,還要兼顧談戀愛、失戀療傷……這些事,每一件都需要花時間。偏偏現在還要再加上學習歷程,這不就更壓力山大了嗎
讓車子前進,不是猛踩油門,而是要放掉煞車。只有把正確的事,重複地做,才能產生強大的效益。今天這支影片,我就要從時間管理的角度,教你如何用最簡單的方法,毫不費力地完成學習歷程,甚至讓你的作品超越99%的人
時間管理的迷思:做最多的事
大多數人談到時間管理,都會有一個很深的迷思,認為就是 「在有限的時間內,看誰能做最多的事情」
我舉個例子,前陣子有補習班在網路上PO出一對國小兄妹的行程表,每天早上5點50分就起床,馬上開始寫補習班作業,接著一路上課、補習、才藝班,午餐、晚餐甚至只能在車上快速解決。這對小兄妹除了讀書之外,還學鋼琴、小提琴、游泳,幾乎每一分鐘都塞得滿滿的,直到晚上11點半才能入睡,睡眠時間僅剩5到6個小時
我今天並不是要去評論這樣的教育方式到底對或不對,因為每個家庭都可能有他們不同的規劃與價值觀。但我想要指出的是,多數人所理解的時間管理,往往就是盡力填滿每一分鐘,不允許自己有任何空白時間。認為時間空白就是浪費,似乎只要時間排得越滿,就越有成效
這個現象其實並不只在台灣。根據報導指出,韓國高中生的平均睡眠時間竟然只有4.7小時。我曾看過一名韓國女大生受訪表示,她從早上6點就開始讀書,一路學習到凌晨2點,每天睡不到4個小時,為了爭取更好的成績,她們習慣性地犧牲睡眠。甚至有人說少睡幾個小時不會死,考不上大學一定會死。這種極端信念影響韓國學生的作息,導致睡眠不足,進一步引發情緒不穩定、焦慮、憂鬱等心理健康問題
時間無法被管理,只能進行分配
在《把時間當作朋友》這本書中提到:時間它無法管理,我們只能夠管理好自己。這句話很直接地揭露了時間管理的本質:無論我們多積極或多被動,時間都在持續流動。每個人一天都只有24小時,無法多一分鐘,也不會少一秒鐘。它不會因為任何人停下腳步,更不會因為你的焦慮而減速。既然如此,我們就應該停止試圖控制時間,而是應該思考如何控制自己,這才是關鍵。像我也會滑短影音、打手遊追劇、也喜歡去運動,哪一樣不是起碼一小時起跳如果一天花三到五小時做這些事,那顯然我就沒時間做更重要的事了
我常對學生說:時間是無法被管理的,你能管理的只有自己手上的任務。這是什麼意思呢 簡單來說,同樣是每天擁有24小時,有些人能在這段時間內完成多件重要任務,游刃有餘;而有些人則總感覺時間不夠用,忙了一整天,卻沒有實際成果。關鍵不在於時間多少,而在於你如何分配。當你能夠清楚知道什麼是優先處理的事情,並且確實去執行,你就掌握了時間的主動權
在艾森豪的時間管理矩陣中,他將所有任務依照「重要」與「緊急」的程度,劃分為四個象限:第一象限:重要且緊急、第二象限:重要但不緊急、第三象限:緊急但不重要、第四象限:不緊急也不重要。我們都知道重要事情要先做,不重要的事情慢點做。但如果遇到緊急的事情,不管是否重要,按照人性,一般都會優先處理。例如遊戲要領限時獎勵、明天要小考、需要回覆訊息或email。一旦這種緊急事件變多,那你的時間就被塞滿。後面重要的事情就變得沒時間處理了
每年升學季,我總會聽到學生抱怨:學習歷程做不完。但真的是時間太少寫不完嗎?其實,如果我們仔細翻開高三時程表,會發現從學測考完到繳交資料的期間,至少有三個月的時間。退一步來說,即使高一、高二沒有認真整理學習歷程,這三個月也絕對足夠。真正的問題在於,大多數學生會等到成績公布後,甚至一階段放榜才願意開始動手,前面浪費了將近兩個月的黃金時間,當然會覺得趕
在《死線患者的自救書》中提到,死線管理的核心在於:給自己設定明確的時間界限,這樣可以有效降低拖延的發生。很多人面對大型任務,因為無法立即看到成果,容易陷入拖延,尤其當沒有具體死線時,任務往往被無限期延後。這就是為什麼每年學測結束後,我都會幫學生規劃 學習歷程製作黃金時間表,讓每個階段的工作有明確的時間點
例如:
- 二月:重置多元表現
- 三月:開始落點分析、志願選填
- 四月初:撰寫NOPQ
- 四月第三週:開始進行面試練習
為此,我會在這段期間連開一個月的學習歷程直播教學,手把手帶著學生完成每個階段的重點。即便如此,真正願意執行的人,頂多只有兩成。相對而言,今年我們金牌學員採用更詳細的學習歷程時間分配表,將任務拆解得更細緻,效果顯著提升
因此,真正的時間管理,不是塞滿每一分鐘,也不是盲目追求效率,而是能夠清楚地分辨哪些任務是最重要的,哪些事可以延後或刪除。你需要把重要的事情提前規劃與執行,才能減少後面緊急事件的份量。只有當你停止試圖管理時間,而是專注於如何管理手上的任務時,你才會發現,時間並沒有變多,而是你的效率和成果變好了。這才是讓生活變得更有序、更有意義的根本方法
投入越多時間,成果越強大
在談論學習歷程時,我們經常聽到一句話:重質不重量。但很多人會誤解這句話的真正含義,以為只要製作出一份完美的檔案,就是所謂的重質。但什麼叫做好如果努力訓練後,卻沒能贏得比賽,那麼訓練過程的質量是否真的有保證?事實上,質不是我們能決定的,我們能決定的只有量。因為質量的提升,往往是量變累積的結果
重質不重量的核心概念,並不是反覆修改同一份作品,而是透過量的累積,自然產生高品質的內容。只有透過大量的嘗試和持續的輸出,才可能逐漸累積出穩定且有深度的成果。很多人以為重質就是完美無缺,卻忽略了任何優秀作品的背後,往往都是無數次的實踐和調整
就拿我自己來說,台灣有很多老師比我更懂學習歷程、升學輔導,也有不少人在教育專業上經驗豐富。然而,有一件事全台沒人能贏過我——那就是我的影片數量和內容深度
我的頻道中,有超過800支學習歷程相關的影片,幾乎涵蓋了學習歷程檔案的每一個面向和常見問題。這些影片,從一開始的基礎教學,到後來的技巧分享、範例解析、面試攻略,內容不斷更新和擴充。這些成果,並不是靠單一完美影片而成,而是長期持續輸出和反覆調整的結果
正是因為長期不斷地製作和分享,才讓我逐漸被市場認可,成為全台最具影響力的升學輔導專家。這種影響力,不是單靠一支高品質影片就能達到,而是透過長時間的持續創作和輸出所累積的結果
這樣的概念不僅僅適用於我,對於學生來說也是一樣。當你在同一個領域中投入大量的時間和精力,高機率也會獲得相應的技能
- 演講練習多,上台表達能力自然流暢;
- 數學題目多練,考試成績自然提高;
- 遊戲操作多磨練,技術自然精進,可以Carry全場
這就是 量變產生質變 的核心,透過重複和累積,讓技術和內容變得更加扎實和有深度。
想要讓你的學習歷程脫穎而出,打動教授,量的累積是無法跳過的過程。有時候,我看到學生在學習歷程檔案中寫自己有經營Podcast,起初我總是充滿期待,期待看到多樣化的內容和深入的反思。然而,仔細一看,卻發現往往只有一集,而且是學校作業要求下產出的結果
一集不叫經營,一集叫上傳。 如果真的希望自己的學習歷程能打動教授,就需要有足夠的量。去年我輔導的兩位學生,就是很好的例子。一個在Podcast平台上連續更新了超過20集的訪談影片、一個製作朗讀教學YouTube頻道超過35支影片,從訪談內容到心得分享,從專業角度提供教學內容,逐步展示出他在特定領域的持續探索與學習精神。正是這種量的累積,讓教授在面試時看到他的堅持與深度,贏過99%的人,最終順利錄取特殊選才
有效的時間管理,來自穩定簡單的系統
在前面我們談到,量變產生質變,要在學習歷程中脫穎而出,就必須持續累積大量的內容。然而,學生的時間有限,課業、活動、社交。如何能在這樣的條件下持續產出高品質學習歷程呢?那關鍵就是打造一個簡單、好操作的系統,讓學生在平衡的情況下,既能讀書,又能累積學習歷程的量
熟悉我的朋友,知道我有一個頻道,叫做47雲端輔導室。剛開始經營這個頻道時,對我來說非常的不容易。當時因為與學生一起做自主學習,我訂的題目叫做如何當一個YouTuber?我上網查找資料後,我發現要當一個成功YouTuber,最基礎的條件是穩定更新,要在固定時間上片,這樣觀眾才可以追蹤你,最好的更新頻率是週更,最長不要超過兩個禮拜。這對我來說非常困難,因為當時我剛當輔導主任,而且還在寫論文,每個禮拜還有17節課,時間上非常有限。
我知道一旦要開始經營YouTube,就是個長期作戰,就不能靠意志力熬,我必須設計一套能長期執行的流程系統。一開始我沒有急著做影片,而是在研究如何降低影片製作時間的流程。既然穩定更新是最重要的,那我就得在這個基礎之上去規劃我的頻道內容。我評估了一下,我發現製作影片。從寫腳本、拍攝、剪輯、上字幕、縮圖製作等等,手續非常複雜。其中最花時間的就是上字幕,但台灣人看影片又特別需要字幕。當時還沒有AI,只能用聽打。十分鐘的影片,至少要花2-3小時上字幕。為了避免這個問題,所以我決定打逐字稿,到時候我照念,十分鐘的文稿,只需要不到二十分鐘就可以完成字幕的輸入。
接著是拍攝,就算像我這種長得不算難看的人,在鏡頭上,皮膚缺點還是會無限放大。可是如果我還需要花半小時化妝,再花一小時錄影,後面還要卸妝。全部處理完畢只有8次觀看,那我會覺得很心累。為了想辦法解決化妝的問題,我後來找到手機中的虛擬頭像功能。只要用這個卡通頭像,不僅不需要化妝,還可以很輕鬆地念逐字稿錄影片了。那你可能會問說為什麼我現在不用卡通圖像?因為現在有AI美肌啦,我就可以用真面目見人了。順便問問大家,是喜歡我用真人出鏡呢?還是用卡通圖像?可以在下面留言告訴我唷!
在解決了上字幕跟拍攝的問題,再來就是腳本跟剪輯了。經過我摸索市面上的軟體,以及影片的規劃後,我後來設計了一個47雲端輔導室的影片更新流程系統:週一寫腳本,週二錄影,週三找圖,週四剪輯,週五彈性備用,週六做縮圖。每天一小時,都用會鬧鐘計時。一開始真的不容易,但當我習慣這個流程後,我持續更新這件事就變得沒有難度了,甚至有時可以一週兩更。我統計了一下,第一年52週,我一共更新了74支影片。流量雖然不高,但為我後續奠定良好的基礎。今年到學校演講時,好多人跟我說,看了我三年的影片。那就是最一開始就訂閱我的觀眾啊
這個經驗告訴我:真正有效的時間管理,不是壓榨自己做更多,而是設計出你「做得下去」的系統。從可持續性出發,先解決卡關的點,優化流程,用上省時間的工具,做出自己真正能執行的節奏
這一年來,我天天更新短影音,也是靠這個邏輯:
- 找出可能的障礙點
- 設計可操作的系統
- 運用工具提升效率
- 過程不斷優化流程
- 不斷熟練這套系統
所以如果你問我:哪一種時間管理最有效?
我會告訴你:最不花我時間的那種
總結
1.你要先打破迷思:時間管理不是看誰塞最多事,而是誰能做出真正有價值的事
2.時間無法被管理,你只能管理你的任務。妥善運用分配原則,才不會永遠都在救火
3.高品質的學習歷程來自數量的累積
4.有效的時間管理需要一套「穩定簡單」的系統。 用最省力的方式,持續做正確的事,這才是聰明的時間分配